INTRODUÇÃO
A aquisição de bens e
serviços, materiais, equipamentos, obras civis, alienações e locações, devem
ser precedidos de um processo licitatório. Porém, existem algumas exceções como
a Inexigibilidade e Dispensa de licitação.
Que procedimento deve ser
adotado para que o processo de contratação resulte em sucesso ou fracasso?
O processo de contratação
na Administração Pública é complexo e determinante nos resultados de uma
gestão, que pode ser positivo ou negativo dependendo da tomada de decisão pelos
seus gestores. Esse processo reflete de forma notável na eficiência da administração.
Nesse sentido, analisando o processo de contratação Castro (2010, p.09) afirma
que:
Para obter maior eficiência, é necessário que a organização pública
adote uma visão sistêmica no processo de contratação. A visão sistêmica leva em
conta os diversos fatores organizacionais que contribuem para o sucesso das
contratações. Os principais fatores que influenciam as contratações são o
planejamento, o orçamento, a política de estoques adotada e os elementos
constitutivos de qualquer organização (estrutura organizacional, processos de
trabalho, tecnologia e pessoas).
Assim, considerando o
exposto, essa resenha se propõe em analisar a visão sistêmica do processo de
contratação na administração pública. Bem como, avaliar os fatores que têm
influído no sucesso ou no fracasso desta mesma administração.
DESCRIÇÃO DO ASSUNTO
Num processo de
contratação é imprescindível à valorização das pessoas que operam o sistema. É
o “capital humano” que forma a estrutura organizacional, e trabalha na implementação
das novas tecnologias.
A visão sistêmica do processo
de contratação pode ser explicada através de 3 fatores: planejamento, orçamento
e política de estoques. Esses fatores influenciarão no resultado final do
processo de contratação. Se aplicados com excelência o resultado será um
sucesso, caso contrário será um fracasso.
Vamos explicar esses 3 fatores detalhadamente:
PLANEJAMENTO:
Deve ser traçado com responsabilidade e cautela. A autoridade competente define
a necessidade de abertura do processo licitatório, e o pessoal da área técnica
fica responsável em montar o termo de referência constando as especificações
técnicas dos produtos ou serviços, e as quantidades são estipuladas de acordo
com a necessidade da administração. O planejamento é fator primordial no
processo de contratação, principalmente quando se trata de produtos de uso
contínuo e cotidiano: material de consumo, material escolar e gêneros
alimentícios para a merenda escolar.
ORÇAMENTO: É
a previsão orçamentária da disponibilidade dos recursos financeiros. Trata-se
de uma previsão, ou seja, os recursos ficarão disponíveis somente quando essa
previsão se efetivar, através de transferências de recursos advindos da União,
Estado ou pela arrecadação de tributos Municipais. Dentre os fatores que
influenciam na eficácia das contratações, o orçamento é o que a Administração
Pública tem o menor controle. Pois, o orçamento está intimamente ligado às
discussões do Poder Executivo e Legislativo.
POLÍTICAS DE ESTOQUE: Material
estocado gera custo para a administração. Portanto, recomenda-se ter o mínimo
possível de material estocado. Esta política de estoque é denominada no meio
logístico “just-in-time”. Ou seja, efetua-se a compra e o material permanece
estocado nos fornecedores, planejando a entrega efetiva próximo de sua
utilização. Essa política exige um planejamento eficiente, evitando transtornos
no abastecimento dos produtos e dos serviços prestados. Fazer uma previsão dos
itens e quantidades necessários, e quais os momentos de maior demanda, também é
fundamental. Independentemente da periodicidade dos contratos, a data de
entrega dos bens ou serviços deverão ser programadas o mais próximo possível da
sua utilização.
Conforme material
disponibilizado pelo Professor Róbison na plataforma da AVM, outros fatores têm
influído no sucesso ou fracasso do processo de contratação. São eles:
EQUIPE MULTIDISCIPLINAR:
Teremos maior eficiência e eficácia no processo de contratação ao montarmos
equipes multidisciplinares. Devemos ser criteriosos na formação dessas equipes,
incluindo servidores das áreas técnica, jurídica, administrativa e
orçamentário-financeira. Dessa maneira, as possíveis discordâncias poderão ser
resolvidas na fase de planejamento da contratação. Nessa fase, a chamada “fase
externa” que as pessoas envolvidas terão a oportunidade de formar um pensamento
único e coerente. Uma equipe multidisciplinar deve conter profissionais
dispostos a enfrentar desafios para obter a eficácia, buscando o benefício da
organização. Ocorrerão divergências de pensamento, mais serão saudáveis se
resolvidas rapidamente. A contratação tem maior eficácia quando a equipe
multidisciplinar estiver envolvida em todas as fases do processo de
contratação. Faz-se necessário a criação de uma comissão Especial de Licitação,
e também que a área técnica esteja representada. Vale ressaltar que somente a
área técnica detém os conhecimentos necessários para o julgamento técnico. A
formação de uma equipe exige a escolha dos melhores colaboradores, pessoas com
visão inovadora que coloque todo seu talento e conhecimento à disposição do
grupo para alcançar o objetivo global.
PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO: O
planejamento por si só não garante o sucesso da contratação, e não devemos
encará-lo como uma atitude formalista. O encaminhamento do processo
administrativo às áreas envolvidas não representa um planejamento eficaz.
Planejar significa prever possíveis falhas nas etapas subsequentes, daí a
importância de reuniões frequentes das pessoas envolvidas para se anteciparem
aos fatos. Se esses profissionais tiverem dificuldades em entender conceitos
que não lhes são familiares, devem se esforçar para justificar de forma clara e
objetiva as opções jurídicas, técnicas, administrativas, orçamentárias e
financeiras do processo.
ADOÇÃO DE PROCEDIMENTOS MAIS FLEXÍVEIS: Uma
contratação apresenta 3 fases: o planejamento, a licitação e o gerenciamento do
contrato. Normalmente a Administração demonstra grande preocupação com a fase
da licitação, e as demais fases ficam esquecidas ou deixadas em segundo plano.
Isso prejudica a eficácia e o sucesso no processo de contratação. A
interpretação dos dispositivos legais por parte dos gestores públicos tem uma
dose de rigidez exagerada. Na maioria das vezes a ineficácia na contratação se
deve a burocracia e aos procedimentos rígidos adotados pela Administração
Pública. Faz-se necessário a adoção de procedimentos mais flexíveis, sem violar
a lei. Se a legislação permite ao gestor dispensar determinada documentação
esse privilégio deve ser utilizado em prol da administração.
“A legislação atual (Lei
nº 8.666/93) em seu artigo 32, § 1º, permite que a documentação de habilitação
seja dispensada, no todo ou em parte, principalmente no caso de Convite.
Por que não fazer uso
dessa prerrogativa?
APRECIAÇÃO CRÍTICA:
O tema aqui estudado é de
grande importância e relevância para os gestores da Administração Pública.
O fato de termos uma
caminhada profissional ligada ao tema, vivida por alguns anos no setor público,
podemos afirmar que poucos gestores têm conhecimento da visão sistêmica no
processo de contratação.
No material pesquisado, o
autor conseguiu provar de forma suficiente que a visão sistêmica tem
influenciado no sucesso do processo de contratação nas organizações públicas.
O ponto forte do conteúdo
estudado, foi explicitado nos 3 fatores importantíssimos no processo de
contratação: planejamento, orçamento e políticas de estoque.
Segue um trecho do texto
que comprova a apreciação crítica:
“Os principais fatores
organizacionais que influenciam as contratações são o planejamento, o
orçamento, a política de estoque adotada e os elementos constitutivos de
qualquer organização (estrutura organizacional, processos de trabalho,
tecnologia e pessoas)”.
Concordo com o autor em
número, gênero e grau que o componente mais importante são as pessoas. São elas
que através da sua experiência e bagagem acumulada no decurso do tempo,
adotarão procedimentos imputando mais agilidade e eficiência nos processos. E
ainda, utilizarão tecnologias inovadoras na prestação de serviços.
Por isso é fundamental
que essas pessoas tenham a oportunidade de se qualificar através da
participação em cursos, seminários, congressos, palestras e treinamento.
CONSIDERAÇÕES FINAIS:
Essa resenha demonstrou a
importância da visão sistêmica e seus fatores que influenciam no processo de
contratação.
Podemos observar a
carência de material disponibilizado do tema em questão, principalmente na
Internet. Essa carência bibliográfica, talvez seja um dos fatores responsáveis
pela falta de preparo dos gestores públicos no processo de contratação de suas
organizações.
O presente trabalho
corroborou num embasamento teórico, que se colocado em prática poderão surtir
efeitos positivos no processo de contratação das organizações públicas.
Ficou comprovado que a
eficiência e sucesso no processo de contratação estão atrelados aos fatores que
fazem parte da visão sistêmica e que foram muito bem frisados no texto aqui
estudado.
Podemos perceber tamanha
importância na ênfase do planejamento, orçamento, políticas de estoque, equipe
multidisciplinar, planejamento da contratação, adoção de procedimentos mais
flexíveis e principalmente à valorização as pessoas no processo de contratação
das organizações públicas.
REFERÊNCIA
BIBLIOGRÁFICA
CASTRO, Róbison Gonçalves de.
Licitações, Contratos e Convênios. Brasília-DF, 2010.
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