O Registro de Preços

INTRODUÇÃO

Imagine dois ou três órgãos se juntando para fazer uma única licitação, para adquirir aquilo que necessitam sem que seja necessário cada órgão fazer a sua licitação individualmente.

Ou então, um órgão ou entidade que diante de uma demanda prevista possa contratar um fornecedor sem que seja necessário fazer uma licitação. Não estamos falando de uma contratação direta, ou então de uma dispensa de licitação. São apenas alguns exemplos de uso do Registro de Preços.

O Sistema de Registro de Preço é um processo que viabiliza diversas contratações de compras, em casos esporádicos ou de forma sucessiva, não havendo a necessidade de realizar um novo processo licitatório para cada aquisição.

Nesse sentido, analisando o Sistema de Registro de Preços Mazza (2012, p.348) afirma que:

o registro de preços é um sistema utilizado para compras, obras ou serviços rotineiros no qual, ao invés de fazer várias licitações, o Poder Público realiza uma concorrência e a proposta vencedora fica registrada, estando disponível quando houver necessidade de contratação pela Administração.

Assim, considerando o exposto, esse artigo se propõe em analisar e facilitar o entendimento do Sistema de Registro de Preços como um todo, trazendo à tona suas vantagens  e explicitando as hipóteses de adoção desse sistema pela Administração.

  

O REGISTRO DE PREÇO

O art. 15, II da Lei 8.666/93 determina que as compras efetuadas pela administração pública devem, sempre que possível ser processadas através do Sistema de Registro de Preço.

O Sistema de Registro de Preço, é um conjunto de procedimentos para registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens para contratações futuras, de acordo com o Decreto Federal nº 7.892/13 no seu art. 2º, inciso I.

 A administração deve adotar o Registro dePreço nas seguintes hipóteses:

·                    quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes.

·         quando, for conveniente a compra de bens ou a contratação de serviços para o atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou programa de governo.

·         quando pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração Pública.

·         quando, for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em regime de tarefa.

Para facilitar o entendimento do funcionamento do Sistema de Registro de Preços, um órgão que pretende comprar determinados bens ou serviços, abre um processo licitatório com o objetivo de obter um cadastro de potenciais fornecedores. E nesse processo estará especificado o bem, o preço, a quantidade e as especificações técnicas que cada fornecedor tem a entregar.

Os processos licitatórios e suas burocracias representam um custo muito alto e eleva o prazo de conclusão do certame. Com a adoção do Sistema de Registro de Preços, os órgãos públicos realizam apenas um processo licitatório que atende a demanda num período de 12 meses.

Vantagens do Sistema de Registro de Preços:

•          simplifica e otimiza todos os procedimentos, reduzindo a quantidade de processos de licitação.
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•          não compromete os recursos financeiros, pois somente haverá a necessidade de disponibilizar o valor registrado no momento da aquisição.
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•          facilita a gestão de estoques, com a formação de “estoques virtuais”, sem a necessidade de construir um depósito para a armazenagem dos produtos. Quando há necessidade de algum produto, basta solicitar à empresa vencedora do certame, para entregar no local pré-estabelecido.
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•          as aquisições serão realizadas de acordo com a necessidade. A administração não consegue mensurar a quantidade exata dos produtos que vai utilizar, e acabam comprando a mais ou a menos através dos processos tradicionais.
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•          atendimento das demandas imprevisíveis
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•          maior participação de Microempresas e Empresa de Pequeno Porte, visto que a entrega ou fornecimento do bem ocorrer de forma parcelada.

Para a União o Sistema de Registro de Preços foi regulamentado por meio de um Decreto, cujo nº é o 7.892/13. Eis a questão... Se você trabalha numa prefeitura do interior, e nela não foi regulamentado até o momento. Você pode fazer uma licitação para Registro de Preços sem possuir a legislação local?

A resposta é afirmativa. O art. 15 da Lei 8.666/93 é autoaplicável e o seu Município poderá utilizar o Registro de Preço. Porém, todas as regras devem ser escritas no edital de licitação.

É importante ressaltar que a existência de preços registrados não obriga a administração a firmar as contratações que deles poderão advir. É facultada a utilização de outros meios, respeitada a legislação relativa a licitações. Porém, é assegurado ao beneficiário Registro preferência em igualdade e condições.

A Ata de Registro de Preços é um documento vinculativo e obrigacional, que gera expectativa de contratação. Na ata são registrados os preços, os fornecedores, as condições de fornecimento e os órgãos participantes. Atendendo as disposições do edital e das propostas vencedoras da licitação.

Vamos saber agora, “quem é quem” no Sistema de Registro de Preços:

Orgão Gerenciador – é o órgão da Administração Pública federal responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e gerenciamento da ata de registro de preços.

Órgão Participante – é o órgão ou entidade da Administração Pública que participa dos procedimentos iniciais do Sistema de Registro de Preços e integra a Ata de Registro de Preços.

Órgão não Participante – trata-se do órgão ou entidade da Administração Pública que não tendo participado dos procedimentos iniciais da licitação, atendidos os requisitos da legislação referente ao Registro de Preços. Faz a adesão à Ata de Registro de Preços. O órgão não participante também é conhecido como “carona”.

Órgão Participante de Compra Nacional – é o órgão ou entidade da Administração Pública que, em razão de participação em programa ou projeto federal, é contemplado no Registro de Preço, independente da manifestação formal.

Beneficiário da Ata – é a empresa vencedora do certame, que após a homologação do processo, a empresa é convocada para assinar a Ata de Registro de Preço, assumindo todos os compromissos e as condições nela prevista.

É responsabilidade do Órgão Gerenciador, da Ata de Registro de Preços a prática dos atos de controle e administração do Sistema de Registro de Preços, além das seguintes atividades:

·         definir o objeto, os itens e os lotes de materiais e serviços.

·         convidar outros órgãos para participar do Registro de Preço.

·         corroborar com as informações referente à estimativa individual e o total de consumo.

·         promover os atos necessários à instrução processual

·         realizar a cotação e a pesquisa de preços, com o objetivo de identificar os preços de referência.

·         montar todo o procedimento licitatório e os atos dele decorrentes.

·         gerenciar a Ata de Registro de Preços, providenciando a indicação dos fornecedores.

·         administrar os procedimentos referente a renegociação de preços.

·         autorizar a prorrogação do prazo de vigência da ata, quando solicitada pelo órgão não participante.

·         aplicar as sanções e penalidade por descumprimento do contrato.

Podemos observar com maior afinco as competências do órgão gerenciador no art 5º do Decreto 7.892/2013:

Art. 5º  Caberá ao órgão gerenciador a prática de todos os atos de controle e administração do Sistema de Registro de Preços, e ainda o seguinte:

I - registrar sua intenção de registro de preços no Portal de Compras do Governo federal;

II - consolidar informações relativas à estimativa individual e total de consumo, promovendo a adequação dos respectivos termos de referência ou projetos básicos encaminhados para atender aos requisitos de padronização e racionalização;

III - promover atos necessários à instrução processual para a realização do procedimento licitatório;

IV - realizar pesquisa de mercado para identificação do valor estimado da licitação e consolidar os dados das pesquisas de mercado realizadas pelos órgãos e entidades participantes;

IV - realizar pesquisa de mercado para identificação do valor estimado da licitação e, consolidar os dados das pesquisas de mercado realizadas pelos órgãos e entidades participantes, inclusive nas hipóteses previstas nos §§ 2º e 3º do art. 6º deste Decreto;  (Redação dada pelo Decreto nº 8.250, de 2.014)

V - confirmar junto aos órgãos participantes a sua concordância com o objeto a ser licitado, inclusive quanto aos quantitativos e termo de referência ou projeto básico;

VI - realizar o procedimento licitatório;

VII - gerenciar a ata de registro de preços;

VIII - conduzir eventuais renegociações dos preços registrados;

IX - aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes de infrações no procedimento licitatório; e

X - aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações.

XI - autorizar, excepcional e justificadamente, a prorrogação do prazo previsto no § 6º do art. 22 deste Decreto, respeitado o prazo de vigência da ata, quando solicitada pelo órgão não participante.    (Incluído pelo Decreto nº 8.250, de 2.014)

§ 1º  A ata de registro de preços, disponibilizada no Portal de Compras do Governo federal, poderá ser assinada por certificação digital.

§ 2º  O órgão gerenciador poderá solicitar auxílio técnico aos órgãos participantes para execução das atividades previstas nos incisos III, IV e VI do caput.

algumas atribuições do órgão participante  da Ata de Registro de Preços:

·                     realizar o levantamento da sua expectativa de consumo.

·         manifestar o interesse dentro do prazo

·         tomar conhecimento da Ata de Registro de Preço, depois de encerrada.

·         aplicar garantia de ampla defesa e o contraditório, às penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na Ata de Registro de Preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às sua próprias contratações, informando às ocorrências ao órgão gerenciador.

  

ADESÃO DA ATA DE REGISTRO DE PREÇOS

Com fulcro no Decreto nº 7.892/13, os Municípios, Estados e DF podem aderir a uma ata que é gerenciada pelo Governo Federal. Por outro lado, o mesmo diploma legal proíbe que a União solicite adesão a uma ata de Registro de Preço que é gerenciada por Estados, Municípios e DF.

Qualquer órgão poderá solicitar a adesão a uma ata de Registro de Preços realizada pelo órgão público federal. Essa adesão é conhecida como “CARONA”.

O órgão interessado em utilizar essa ferramenta, deverá encaminhar um ofício, ou seja, um TERMO DE ADESÃO, para o órgão gerenciador da Ata de Registro de Preços. Neste termo deverá conter a indicação do seu interesse e a estimativa de quantidade de aquisição.

O órgão gerenciador analisará se existe quantidade necessária disponível na Ata de Registro de Preço.

Caso não tenha excedido a quantidade, o órgão gerenciador entrará em contato com o fornecedor detentor do melhor preço registrado e verificará se tem interesse de fornecer também para o outro órgão, os produtos indicados pelos preços, marcas e quantidades registradas na Ata de Registro de Preço.

Havendo concordância da empresa detentora do preço, o órgão gerenciador encaminha a autorização para o órgão aderente, bem como os dados da empresa e uma cópia da Ata de Registro de Preço com todas as especificações nela contidas, de acordo com o processo licitatório.

Em seguida o órgão aderente entrará em contato com o fornecedor e solicitará os produtos autorizados pelo órgão gerenciador da Ata de Registro de Preços.

Após a devida autorização, o órgão que solicitou a adesão ou “ CARONA”, terá suas atribuições iguais a de um outro órgão participante, zelando por todos os atos relacionados ao cumprimento das obrigações contratualmente assinadas.

É imprescindível frisar que a autorização para um órgão público pegar carona em uma Ata de Registro de Preço, está vinculada a aceitação da empresa detentora do preço registrado. O fornecedor está vinculado ao órgão gerenciador e aos participantes, portanto não é obrigado a fornecer para os órgãos carona.

Todavia, uma vez de acordo pelo fornecedor todas as regras, produtos, quantidades, marcas, deverão ser os mesmos registrados na ata. Independente de locais de entrega, insumos, etc.

O Registro de Preço poderá passar por um processo de revisão em decorrência de eventual redução dos preços praticados no mercado. Cabe ao órgão gerenciador da ata a renegociação de preços junto aos fornecedores.

Caso a renegociação seja frustrada o fornecedor será liberado do compromisso assumido. A Administração não aplicará penalidade e convocará os detentores adicionais para dar a oportunidade de negociação.

O prazo de validade de uma Ata de Registro de Preço não poderá ser superior a 12 (doze) meses, contados a partir da assinatura. Ela estará vigente até o término final do prazo ou até que se tenha consumido todo o quantitativo registrado, prevalecendo o que primeiro ocorrer.

A contratação será formalizada por intermédio de instrumento contratual, emissão de nota de empenho de despesa, autorização de compra ou qualquer outro instrumento hábil, conforme o art. 62 da Lei 8.666/93. O mesmo artigo reza que o instrumento de contrato é obrigatório nos casos de Concorrência e Tomada de Preços, bem como nas dispensas e inexigibilidades, cujos preços estejam compreendidos nos limites destas duas modalidades de licitação, e facultativo nos demais  em que a administração puder substituí-lo por outros instrumentos hábeis, tais como carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço.

Para o Governo Estadual o Registro de Preço, se faz necessário ser realizado por meio de licitação na modalidade de Pregão ou Concorrência do tipo menor preço. Excepcionalmente, na modalidade Concorrência pode ser adotado o tipo técnica e preço, mediante despacho devidamente fundamentado.

A Ata de Registro de Preços pode ser cancelada por vários motivos: descumprimento às exigências do edital, não retirar a nota de empenho no prazo estabelecido sem justificativa, os preços registrados apresentar variações superiores aos praticados no mercado, cancelamento caracterizado pelo interesse público, etc.

Em alguns casos gera punição para a empresa beneficiária da ata. Essas penalidades são previstas na Lei 8.666/2013, e variam desde advertência, aplicação de multa, declaração de inidoneidade e até impedimento de contratar com a Administração Pública.

  

CONSIDERAÇÕES FINAIS

O Sistema de Registro de Preços é uma ferramenta excelente disponível na Administração Pública.

Permite que dois ou mais órgãos se juntem para fazer uma única licitação, objetivando a aquisição de bens e prestações de serviços para contratações futuras, sem que seja necessário cada órgão fazer o seu processo individualmente.

É eficiente, proporciona maior agilidade e economicidade.

Ganhamos em agilidade na simplificação e otimização, diminuindo a quantidade de processos licitatórios.

É mais econômico porque não obriga a Administração Pública a realizar as aquisições dos itens registrados. Dessa forma, a Administração pode adotar uma política de estoques mais consciente sem a necessidade de possuir depósito ou barracões para a armazenagem dos produtos.

Os pedidos são realizados mediante a necessidade de consumo, sendo cautela antecipada às demandas consideradas imprevisíveis.

Não obstante, conclui-se que o Sistema de Registro de Preço é ferramenta fundamental na aquisição de bens e prestação de serviços para contratações futuras.

  

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae). Sistema de Registro de Preços – SRP. – Brasília: Sebrae, 2014.

BRASIL. Decreto nº 7.892, de 21 de janeiro de 2013. Regulamenta o  Sistema de Registro de Preços previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 23 jan. 2013. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2013/Decreto/D7892.htm

Acesso em: 27 mai. 2016a.

BRASIL. Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 22 jun. 1993. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm

Acesso em: 29 mai. 2016a

MAZZA, ALEXANDRE. Manual de Direito Administrativo. Editora Saraiva, 2ª ed. São Paulo: 2012

YouTube. (2016, Abril 23).Sistema de Registro de Preços – Dawison Barcelos [Video file]. Retrieved from https://www.youtube.com/watch?v=uX1D5DMOGyk